تحضير الاجتماعات، تذكير ما قبل الاجتماع & تنبيه VIP
هالوحدات تساعدك تكون جاهز لاجتماعاتك وما تفوتك أي رسالة مهمة.
تحضير الاجتماعات
يشتغل: كل صباح (متزامن تلقائياً مع وقت الملخص الصباحي + ٥ دقائق) يحتاج: حساب Google (تقويم + بريد)
كل صباح، Crew يحضّر ملخصات مفصّلة لـكل اجتماعات اليوم — مين بتقابل، شو تسوّي شركتهم، شو ناقشتوا قبل، وشو لازم تطرحه.
شو بتشوف
تفاصيل الاجتماع — الوقت، المكان، جدول الأعمال، الحاضرين
بحث عن الشركة — شو يسوّون، حجمهم، آخر أخبارهم، القيادة
تاريخك معاهم — كم رسالة تبادلتوا، آخر شي تكلمتوا عنه، التزامات مفتوحة
ملفات الحاضرين — الأسماء، المناصب، الشركات، قد إيش تعرفهم
نقاط نقاش مقترحة — بناءً على تاريخ بريدك وأي وعود قطعتها
أشياء عالقة — وعود ما تنفذت، قرارات معلقة، أسئلة بدون جواب
مثال
تحضير اجتماعات اليوم
١٠:٠٠ ص — مراجعة المنتج مع شركة الفطيم (قاعة الاجتماعات B)
عن شركة الفطيم شركة SaaS للمؤسسات، +٥٠٠ موظف، Series C (٨٠ مليون دولار). الرئيس التنفيذي: داوود بارك. التركيز: تحسين سلاسل الإمداد بالذكاء الاصطناعي. أطلقوا مؤخراً منتج لوجستي جديد في آسيا.
الحاضرون
أحمد العلي (نائب رئيس الهندسة) — ٤٧ رسالة متبادلة، آخر رسالة قبل ٣ أيام عن متطلبات محدّثة
سارة الحسن (مديرة المنتج، فريقك) — داخلية
تاريخكم
قبل ٣ أيام: أحمد أرسل مستند المتطلبات المحدّث
الأسبوع الماضي: أكدت الجدول الزمني للمرحلة ٢
ذكرت إنك بتشارك "التسعير المعدّل" — لسه ما انرسل
ملفات ذات صلة
"عرض الفطيم النسخة ٣.docx" (محدّث قبل ٥ أيام)
"خارطة طريق المنتج Q1.pptx"
نقاط نقاش
شارك التسعير المعدّل اللي وعدت فيه
ناقش المتطلبات المحدّثة اللي أرسلها أحمد
الموعد النهائي للمرحلة ٢ هو ٣١ مارس — أكّد إنكم ماشين حسب الخطة
الإعداد
الوقت: متزامن تلقائياً مع جدول الملخص الصباحي — يوصل بعد ٥ دقائق من الملخص
التسليم: الويب، Telegram، Slack، Discord، أو LINE
الأنسب لـ
تبدأ يومك وأنت عارف كل شي عن كل اجتماع
اجتماعات خارجية تحتاج فيها سياق عن الشركة والأشخاص
أيام الاجتماعات المتتابعة اللي ما فيها وقت تحضّر يدوياً
تذكير ما قبل الاجتماع
يشتغل: قبل كل اجتماع (الافتراضي: ٣٠ دقيقة مقدماً) يحتاج: حساب Google (تقويم)
تذكير قصير وخفيف يطلع قبل ما يبدأ كل اجتماع. بدون بحث ثقيل — بس الأساسيات: عن شو الاجتماع، مين حاضر، والنقاط اللي لازم تتذكرها.
شو بتشوف
معلومات الاجتماع — الوقت، العنوان، المكان
الحاضرون — مين في الاجتماع
نقاط مهمة — أهم الأشياء من تحضير الصباح
مثال
بعد ٣٠ دقيقة: مراجعة المنتج مع شركة الفطيم ٢:٠٠ م – ٣:٠٠ م، قاعة الاجتماعات B
الحاضرون: أحمد العلي (نائب رئيس الهندسة)، سارة الحسن
تذكّر:
شارك التسعير المعدّل اللي وعدت فيه أحمد
راجع المتطلبات المحدّثة اللي أرسلها قبل ٣ أيام
الإعداد
وقت الاستباق: كم قبل الاجتماع يوصلك التذكير (١٥ دقيقة، ٣٠ دقيقة، ساعة، أو ساعتين)
التسليم: الويب، Telegram، Slack، Discord، أو LINE
الأنسب لـ
تذكير سريع قبل كل اجتماع عشان تدخل جاهز
تتذكر المهام بدون ما تقرأ ملخص الصباح كامل مرة ثانية
تنبيه VIP
يشتغل: كل ١–٦ ساعات (الافتراضي: كل ساعة) يحتاج: حساب Google (بريد)
لما شخص مهم يرسل لك إيميل، Crew ما يقول بس "رسالة جديدة" — يخبرك مين أرسل، عن شو، وليش مهمة. تقدر ترد وهي لسه طازجة.
مين يُعتبر VIP
Crew يحدد الأهمية بناءً على:
ناس حددتهم كمهمين في محادثاتك مع Crew
مدراء تنفيذيين — CEO، CTO، VP، مدير، شريك، إلخ.
جهات اتصال متكررة — ناس تراسلهم كثير
ناس بتقابلهم — أي شخص في تقويمك القادم
ردود على سلاسلك — شخص يرد على إيميل أنت بدأته
النشرات الإخبارية والرسائل التلقائية وقوائم المراسلة دايماً مفلترة — حتى من شركات مهمة.
مثال
تنبيه VIP — رسالتين مهمتين
داوود بارك — الرئيس التنفيذي، شركة الفطيم الموضوع: Re: الجدول الزمني للمرحلة ٢ → يسأل إذا تقدر تقدّم الموعد النهائي أسبوعين. يبي يوافق مع إطلاقهم في آسيا في أبريل. يحتاج جواب قبل الجمعة. سياق: عندك اجتماع مع نائب رئيس الهندسة عندهم بعد ٣ ساعات.
مديرتك — ليلى الشمري الموضوع: متابعة مراجعة الميزانية → تطلب ٣ تعديلات على عرض الميزانية اللي أرسلته أمس. حددت بالذات بنود المقاولين. سياق: اجتماعكم الفردي بكره — وقت مناسب تناقشونه وجهاً لوجه.
الإعداد
فترة التفقد: كم مرة Crew يتفقد رسائل VIP (كل ١، ٢، ٤، أو ٦ ساعات)
التسليم: الويب، Telegram، Slack، Discord، أو LINE
الأنسب لـ
تلقط الرسائل المهمة بدون ما تتفقد صندوق الوارد كل شوي
توصلك سياق، مو بس إشعار — عشان ترد بشكل مدروس
ما تخلي إيميل المدير التنفيذي يقعد ٦ ساعات بدون ما تقرأه
آخر تحديث